普通卷宗柜和智能卷宗柜的區別就在于“智能”二字，那到底智能在哪里？

　　簡單來說，就是機器代替認人工；詳細來說，就是將傳統保管形式的“人與人”交互轉變為人機交互，智能身份驗證識別方式，確保取件人的唯一性，為群眾提供便捷、安全的案件卷宗暫存保管方式，對卷宗進行智能信息化管理，并形成報表隨時可查詢；全程監控，確保卷宗動態監管、全程留痕；并通過身份驗證、監控等方式，對非法提取等發出智能預警及提醒。

　　公安局、檢察院、法院、監獄、看守所等單位的檔案室、資料室等等，都有大量卷宗需要進行妥善保管，人工登記和人工盤點顯然存在著巨大的工作量及可能存在的疏漏，且存在被不法分子竊取的風險，用機器代替人工，系統對卷宗存取全流程實時記錄和管控，在線查詢、追蹤調閱信息，降低由手工盤存引起的錯誤；嚴格審核卷宗存取權限，超時未歸還、非法借用等異常情況系統自動報警，使用者用得放心。